a. Doel/Resultaat
Deze procedure levert voor de organisatie de volgende resultaten op:
- Afwijkingen worden aantoonbaar structureel en systematisch afgehandeld;
- De organisatie leert aantoonbaar van geconstateerde afwijkingen.
b. Werkwijze
Waar mensen werken kunnen fouten gemaakt worden en/of kunnen verwachtingen van mensen niet altijd waargemaakt worden. Fusion Zorg gaat op een systematische en gestructureerde wijze met deze geconstateerde afwijkingen om. Het doel hiervan is meervoudig:
- het herstellen van de afwijking;
- het voorkómen van erger;
- het voorkómen van herhaling.
Hierbij wordt er onderscheid gemaakt in de volgende afwijkingen:
Incidenten cliënten/Signaal huiselijk geweld of kindermishandeling
Onder incidenten worden verstaan alle gebeurtenissen in de dienst- en of zorgverlening met een (potentieel) schadelijk gevolg voor de cliënt (uitgezonderd complicaties).
Calamiteiten cliënten
Een niet-bedoelde of onverwachte gebeurtenis, die betrekking heeft op de kwaliteit van de zorg en die tot de dood van een cliënt of een schadelijk gevolg voor de cliënt heeft geleid.
Incidenten medewerkers
Onder incidenten medewerkers wordt verstaan gebeurtenissen die tot schadelijke gevolgen voor medewerkers hebben geleid of (hadden) kunnen leiden (arbeidsomstandigheden). Deze (bijna)ongevallen kunnen veroorzaakt worden door het werken in bepaalde omstandigheden, het uitvoeren van bepaalde handelingen of het werken met bepaalde materialen.
Arbeidsongeval
Een arbeidsongeval is een ongeval dat plaatsvindt bij of als gevolg van werkzaamheden. (Verkeers)ongevallen die tijdens woon-werkverkeer plaatsvinden worden niet als arbeidsongevallen aangemerkt. Er is sprake van een meldingsplichtig arbeidsongeval als het slachtoffer aan de gevolgen overlijdt, blijvend letsel oploopt, of in een ziekenhuis moet worden opgenomen. Onder ‘blijvend letsel’ wordt onder andere verstaan: amputatie, blindheid, of chronische lichamelijke of psychische/traumatische klachten. Onder ‘ziekenhuisopname’ wordt verstaan dat een slachtoffer in een ziekenhuis wordt opgenomen. Poliklinische behandeling wordt dus niet als ziekenhuisopname beschouwd (bron: www.inspectieszw.nl).
c. Werkwijze incidenten cliënten (MIC)/Signaal huiselijk geweld of kindermishandeling
| Processtap | Verantwoordelijke | Toelichting | Referenties |
| Melden van een incident | Iedereen | Indien er een incident plaatsvindt, dient dit te allen tijde gemeld te worden aan Fusion Zorg. Zo worden gegevens verzameld, die Fusion Zorg in staat stelt om de kwaliteit van de geleverde dienst- en of zorgverlening systematisch te beoordelen en te waarborgen. Hierbij geldt als meldingscriterium: ieder incident al dan niet veroorzaakt door menselijk handelen of nalaten, bij onderzoek, behandeling, verpleging of verzorging van de cliënt, dat tot een schadelijk gevolg, zowel fysiek als psychisch, van de cliënt heeft geleid, dan wel naar algemene ervaringsregels tot schadelijk gevolg had kunnen leiden, indien dit niet was voorgekomen door een toevallige gebeurtenis, of door een tevoren gepland ingrijpen. Iedereen betrokken bij de cliënt kan een MIC doen, zoals cliënt, medewerker of 3e partij (bijvoorbeeld mantelzorg). | Incidentenformulier (medewerkershandboek & zorgmap) |
| Nemen van maatregelen | Directie | De individuele MIC-melding wordt na binnenkomst direct beoordeeld. Hierbij wordt beoordeeld of er maatregelen genomen kunnen worden om een soortgelijk incident in de toekomst te voorkomen. Hierop worden eventueel meteen maatregelen genomen. | Incidentenformulier (medewerkershandboek & zorgmap) |
| Melden aan bevoegde autoriteit | Directie | Vanuit de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) is er een verplichting opgenomen om een aantal zaken te melden aan de bevoegde autoriteit. Het betreft hierbij onderstaande meldingen, waarbij direct een hyperlink is opgenomen naar de betreffende website van de IGJ, met daarin opgenomen de verplichte meldingstermijnen en definiëring (www.igj.nl/zorgsectoren/zorg-thuis/melden-thuiszorg): Melden van calamiteiten;Melden van geweld in de zorgrelatie;Andere meldingen. | Incidentenformulier (medewerkershandboek & zorgmap) Melding IGJ |
| Vanuit de WMO (art. 3.4) is aanbieders verplicht gesteld bij de toezichthoudende ambtenaar onverwijld elke calamiteit te melden die bij de levering van de voorziening heeft plaatsgevonden. Deze meldingsplicht geldt ook als er sprake is van geweld bij de verstrekking van de voorziening. | Incidentenformulier (medewerkershandboek & zorgmap) | ||
| In geval van huiselijk geweld en/of kindermishandeling, anders dan hierboven opgenomen onder melden van geweld in de zorgrelatie, zal de organisatie handelen conform de Meldcode en het bijbehorend stappenplan | Meldcode Stappenplan |
d. Werkwijze incidenten medewerkers (MIM)
| Processtap | Verantwoordelijke | Toelichting | Referenties |
| Melden van een incident | Iedereen | Indien er een incident plaatsvindt, dient dit te allen tijde gemeld te worden aan Fusion Zorg (dit is verplicht gesteld vanuit de Arbeidsomstandighedenwet). | MIM-formulier |
| Nemen van maat- regelen | Directie | Na de melding wordt er een onderzoek ingesteld. Degenen die bij de gebeurtenis waren betrokken krijgen de gelegenheid een toelichting te geven op het gebeurde. Zo nodig worden er externe deskundigen bij het onderzoek betrokken. De resultaten van het onderzoek worden opgenomen op het Verbeterformulier, waarbij minimaal wordt opgenomen: Een analyse van het incident (hieruit moet duidelijk de toedra cht blijken);Een uitspraak gedaan over de vermijdbaarheid van het incident;Zo nodig wordt een advies gegeven over te nemen maatregelen. | MIM-formulier |
| Afhandeling arbeids-ongeval | Directie | Arbeidsongevallen dienen direct gemeld te worden bij de inspectie SZW, via het digitale meldformulier. | Melding inspectie SZW |
e. Werkwijze verdere afhandeling afwijkingen (algemeen van toepassing)
| Processtap | Verantwoordelijke | Toelichting | Referenties |
| Toestaan van afwijkingen | Directie | Soms is het niet mogelijk dat de afwijking opgelost wordt. Bijvoorbeeld doordat de medewerking van externen medebepalend is. Op het betreffende formulier wordt hierbij duidelijk aangegeven hoe dit is gecommuniceerd met de betrokkenen en indien de cliënt/medewerker de afwijking toestaat/goedkeurt is hier een formele bevestig van noodzakelijk. | Klachtenformulier Incidentenformulier (medewerkershandboek & zorgmap) MIM-formulier |
| Herbeoor-deling genomen maat- regelen | Directie | Wanneer de afwijking volgens afspraak is afgehandeld, wordt beoordeeld of de genomen maatregelen het gewenste effect hebben gehad. Indien nodig worden aanvullende maatregelen genomen. | Klachtenformulier Incidentenformulier (medewerkershandboek & zorgmap) MIM-formulier |
| Evaluatie afwijkingen | Directie | Minimaal eenmaal per halfjaar wordt er een analyse van de afwijkingen uitgevoerd. Door middel van deze analyse kunnen systematische problemen opgespoord worden en verbanden tussen verschillende problemen blootgelegd worden. Aan de hand hiervan kunnen eventuele verbeteracties ingezet worden om afwijkingen in de toekomst te voorkomen. | 4.6.1 Organisatiebeoordeling |